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Digitalisierung: Koloss auf tönernen Füssen?

Die Digitalisierung beruht in ihrem Kern darauf, dass Dokumente digital „dokumentenecht“, also 1:1, gespeichert und bearbeitet werden, das Ursprungsdokument also „rechtssicher“ durch eine digitale Kopie ersetzt wird.
1. Veränderung des Dokuments durch Pattern Matching
Der Informatiker David Kriesel  hatte 2013 entdeckt, dass XEROX durch den Einsatz des Pattern Matching & Substitution JBIG2 Zahlen in dem Originaldokument verändert (also nicht durch nachfolgende OCR, sondern durch das Komprimierungsverfahren selbst). Diese Veränderung wurde über 8 Jahre nicht festgestellt, betraf also unter Umständen (sofern sie numerische Daten enthielten) Hunderte Millionen Dokumente auch anderer Unternehmen, die das gleiche Komprimierungsverfahren eingesetzt haben. Was mit diesen Dokumenten geschieht, ist unklar.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dem in dem BSI-Standard BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) – BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen S..23  Rechnung getragen:
„Verfahren, die zur Bildkompression das sog. „Symbol Coding“ verwenden, DÜRFEN NICHT eingesetzt werden.“
und Fussnote 29 erläutert:
„Bei ungenauem oder fehlerhaft implementiertem „Symbol Coding“ besteht die Gefahr, dass sich das Scanergebnis semantisch (z. B. durch Vertauschung von Zeichen) vom Original unterscheidet. Selbst bei korrekter Implementierung kann die notwendige Rechtssicherheit aufgrund einer nicht sicher bestimmbaren inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung nicht gewährleistet werden.“
 BSI Technische Richtlinie 03138 Anlage V Exemplarische Verfahrensanweisung S. 8 Fussnote 2 : „Unzulässig wären insbesondere Bildkompressionsverfahren auf Basis von „Pattern Matching & Substitution“ oder „Soft Pattern Matching“, wie sie beispielsweise beim JBIG2 Format gemäß ISO/IEC 14492 genutzt werden.“
Das Problem liegt in der Formulierung „insbesondere“. Die in den verschiedenen Scanverfahren der Firmen angewandten Kompressionsverfahren sind Black Boxes, und mit der Kontrolle ist ein Endanwender überfordert.
Die vom BSI entwickelten Verfahren gewährleisten die Unveränderbarkeit des Dokuments im Workflow. Wie aber sieht es mit der inneren Konsistenz aus?

In einem Gerichtsurteil hat das Verwaltungsgericht Wiesbaden sich zu dem Scanvorgang geäußert: VG Wiesbaden, Urteil vom 26.09.2014,
6 K 691/14.WI.A ,Scanvorgang bei der elektronischen Aktenführung
„Soweit sich die Ausländerbehörde auf die BSI -Technische Richtlinie 03138 – ersetzendes Scannen bezieht, verkennt sie, dass Unterlagen in Behördenakten eine Bedeutung und Urkundseigenschaft haben. Insoweit wird von der Bundespolizei bei der Fertigung von Kopien von Ausweisen nicht nur darauf geachtet, dass diese Kopien lesbar sind, sondern sie werden darüber hinaus auch dergestalt beglaubigt, dass ein Beamter bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Insoweit ist, wie in der technischen Richtlinie des BSI vorgesehen, im Falle eines ersetzenden Scannens zwingend jedes eingescannte Dokument auf seine Qualität zu prüfen und von der einscannenden Person entsprechend mit einem Übereinstimmungsvermerk qualifiziert zu signieren ist.“
Dies ist insofern wichtig, als der Focus von dem zu zertifizierenden Standard, der sich auf den Workflow des Arbeitsprozesse konzentriert, auf den Augenschein des Ergebnisses verlagert wird.
Dies mag zunächst absurd erscheinen, da dies bei der erforderlichen bis auf die Ziffer gehenden Detailgenauigkeit und den Massenscanvorgängen nur eine juristische Fiktion bleiben kann. Allerdings tritt der Augenschein beim Gerichtsprozess  wieder auf – dort  als Einzelfallprüfung.
Erforderlich wäre also eine Offenlegung und Lizenzierung der Kompressionsverfahren. Jede Kompression müsste automatisierte Verfahren zur Konsistenzkontrolle zur Verfügung stellen.

2. Anreicherung des Dokuments
Farblaserscanner/drucker fügen Dokumenten eine Farbdruckermarkierung (Machine Identifkation Code, tracking dots)  hinzu, mit der das Gerät und letztlich auch der Ersteller der Kopie identifiziert werden kann. Ob dies bei Schwarz-Weiß-Scannern mit anderen Mustern ebenfalls geschieht, ist bislang noch nicht erwiesen, aber wahrscheinlich.
Dokumentenecht ist dieses Dokument dann allerdings nicht mehr, weil Informationselemente hinzugefügt worden sind: es entspricht nicht mehr 1:1 dem Original.
Alle Anreicherungselemente müssten offengelegt werden. Bei der Aufnahme von Dokumenten in Dokumentenmanagmentsysteme müssten sie automatisch entfernt werden.

3. Konvertierung
Nun könnte man sagen, dass die meisten Dokumente sowieso digital eingehen, sich das Problem demnächst erledigt hätte. Aber schon in einer einfachen Konvertierung eines Word-Dokuments in pfd gehen Änderungs- und Erstelldatum, Urheber, Ursprung und Struktur des Dokuments verloren, Metadaten, die wichtig sein können und man denen unter Umständen auch suchen können müsste. Ganz zu schweigen zu der Archivierung von e-mails mit Dokumentenanhängen, die für sich isoliert konvertiert und archiviert werden, deren Vorgangszusammenhang aber verlorengeht.
Alle Konvertierungsprogramme müssten ihre Parameter offenlegen und gewährleisten, dass Metadaten und Formatierungselemente in das neue Datenformat suchbar übernommen werden.

Mit dem Gesetz Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EGovG) sowie dem Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ wurde ein Zeitfenster 2020 für die Digitalisierung gesetzt.

Fassen wir zusammen: Nach wie vor sind wesentliche Grundlagen des Digitalisierungsprozesses nicht eindeutig geregelt.

„Du, König, hattest einen Traum, und siehe, ein großes und hohes und hell glänzendes Bild stand vor dir, das war schrecklich anzusehen.
Das Haupt dieses Bildes war von feinem Gold, seine Brust und seine Arme waren von Silber, sein Bauch und seine Lenden waren von Kupfer, seine Schenkel waren von Eisen, seine Füße waren teils von Eisen und teils von Ton.
Das sahst du, bis ein Stein herunterkam, ohne Zutun von Menschenhänden; der traf das Bild an seinen Füßen, die von Eisen und Ton waren, und zermalmte sie.
Da wurden miteinander zermalmt Eisen, Ton, Kupfer, Silber und Gold und wurden wie Spreu auf der Sommertenne, und der Wind verwehte sie, dass man sie nirgends mehr finden konnte. Der Stein aber, der das Bild zerschlug, wurde zu einem großen Berg, sodass er die ganze Welt füllte.

Daniel Kapitel 2, Vers 31